A qualificação cadastral é uma verificação prévia dos dados dos trabalhadores exigida pelo eSocial.
Ela compara informações como CPF, nome, data de nascimento e NIS (PIS/PASEP) com as bases da Receita Federal, Previdência e Caixa Econômica.
Se houver divergência, o trabalhador pode ser impedido de ser admitido, e a empresa terá problemas no envio de eventos ao eSocial.
E mais: desde fevereiro de 2025, a consulta online direta foi descontinuada, o que exige atenção redobrada.
Quem precisa fazer a qualificação cadastral?
Todos os empregadores que vão enviar dados ao eSocial precisam garantir que seus trabalhadores (CLT, estagiários, autônomos, etc.) estejam com os cadastros corretos.
Isso vale tanto para novas admissões quanto para o quadro de funcionários atual.
Consulta da qualificação cadastral: como fazer?
Com a descontinuação da versão online tradicional, a consulta em lote tornou-se a principal forma de verificar os dados cadastrais:
- Requer certificado digital da empresa (e-CNPJ ou e-CPF com procuração eletrônica)
- Envio de arquivo .txt com os dados dos trabalhadores
- Prazo de retorno: até 48 horas
- Validade do retorno: 15 dias
A ferramenta está disponível no site oficial do eSocial.
Modelo do arquivo para envio:
O layout do arquivo precisa seguir o padrão do governo. Cada linha deve conter:
CPF;NIS;DataNascimento;Nome 12345678901;12345678901;01011990;NOME
Recomenda-se utilizar um sistema de folha de pagamento que já exporte nesse formato para evitar erros.
Erros mais comuns e como resolver
Durante a qualificação cadastral, é comum surgirem mensagens de erro. Veja as principais:
| Erro | O que significa | Como corrigir |
|---|---|---|
| CPF inválido | CPF errado ou suspenso | Regularizar no site da Receita |
| Divergência de nome | Nome diferente nos registros | Corrigir na Receita ou Caixa |
| NIS inexistente | PIS/PASEP não encontrado | Verificar e corrigir na Caixa |
✔️ Verifique se o nome completo está igual ao da Receita Federal
✔️ Confirme CPF, NIS e data de nascimento
✔️ Utilize ferramentas atualizadas de folha de pagamento
✔️ Faça a consulta em lote antes da admissão
O que mudou com o fim da consulta online individual
Até 09 de fevereiro de 2025, era possível fazer a verificação direto pelo site, com digitação individual.
Porém, por questões de segurança e uso de robôs, essa funcionalidade foi desativada.
Agora, só é possível verificar os dados por meio de:
- Consulta em lote com certificado digital
- Soluções integradas de software com conectividade ao eSocial
Boas práticas para empresas e RH
Para evitar erros e atrasos na admissão, adote estas boas práticas:
- 🔄 Realize a qualificação cadastral com antecedência mínima de 5 dias
- 📊 Armazene os retornos das consultas para controle e auditoria
- 🤝 Treine o RH para identificar e resolver divergências
- 🧾 Utilize sistemas de folha com integração ao eSocial e exportação .txt
Qualificação cadastral: perguntas frequentes
O que é qualificação cadastral no eSocial?
É a verificação da consistência dos dados dos trabalhadores nas bases oficiais (Receita, Caixa, Previdência) antes do envio ao eSocial.
Por que a consulta online foi descontinuada?
Para aumentar a segurança, evitar acessos automáticos e padronizar o uso do certificado digital.
Posso fazer a qualificação sem certificado digital?
Atualmente não. A única forma ativa é a consulta em lote, que exige certificado.
Quanto tempo demora o retorno da consulta?
O retorno acontece em até 48h úteis, e o resultado tem validade de 15 dias.
Como sei se um dado está errado?
O relatório de retorno aponta divergências com explicações. É necessário confrontar com os dados da Receita e CNIS.
Regularize antes de ter problemas!
Fazer a qualificação cadastral deixou de ser uma etapa opcional.
É pré-requisito para evitar erros no eSocial, garantir admissões corretas e evitar multas.
Agora que você sabe como fazer, organize seu RH e mantenha todos os dados atualizados com frequência, ok?
